Samenwerken bij gebiedstransformaties

Samenwerking is een essentieel thema bij alle gebiedstransformaties. Dat blijkt uit het eerste halfjaar van het programma Stedelijke Transformatie. Dit thema stond dan ook centraal tijdens de programmadag op 9 oktober in Ede. In verschillende deelsessies werd ingegaan op succesfactoren voor samenwerking en in de plenaire sessie ging Martijn Frijters in op de vraag: wat maakt samenwerking zo lastig?

De afgelopen maanden heeft het programma Stedelijke Transformatie in verschillende deelsessies gekeken naar wat de belangrijkste drempels zijn voor gebiedstransformaties. In Ede is tijdens de ochtendsessies teruggekeken naar mogelijke oplossingsrichtingen voor de parkeernorm, bouwen naar behoefte, versnipperd eigendom, onrendabele toppen, aanbesteden en partnerselectie en flexibele planvorming. Opvallend is dat in veel van de deelsessies en bij vrijwel alle aangesloten projecten van het programma – inmiddels ongeveer 30 projecten, met ruimte voor nieuwe aanmeldingen – telkens het belang van een goede samenwerking wordt onderstreept. “Tussen overheid en marktpartijen, tussen overheden onderling, tussen marktpartijen onderling, maar ook intern in de organisatie”, zegt programmatrekker Maarten Hoorn.

Samenwerken blijkt behoorlijk lastig. We werken met verschillende uitgangspunten, onbekende werelden, kunnen niet luisteren, zijn te veel gefocust op onze eigen taken en hebben geen oog voor de ander, klinkt het uit de zaal in de Ede. Dat klinkt Martijn Frijters van APPM Management Consultants ook bekend in de oren. In de plenaire sessie vertelt hij over de psychologie van samenwerken, naar aanleiding van een studie van APPM naar wat dijkversterkingen zo lastig maakt. “We kwamen erachter dat samenwerkingsproblemen niet zo zozeer logisch zijn, maar eerder psychologisch.”

Alles wat je aandacht geeft, groeit

“Om goed samen te werken, heb je veel helderheid, transparantie en waardering nodig tussen de verschillende partijen”, zegt Frijters. “Je moet oog hebben voor elkaar, voor elkaars belangen. Als het lukt om transparant te zijn, helderheid te bieden en elkaar te waarderen, dan creëer je een sfeer waarin samenwerking goed mogelijk wordt. Bij een goede basis kun je feedback geven en is de samenwerking sterk genoeg om zelfs confrontaties of conflicten te weerstaan.”

Frijters merkt in de praktijk dat er verschillende valkuilen zijn die een goede samenwerking in de weg staan. Het ontbreken van goede afspraken over de samenwerking kan lastig zijn als je feedback geeft. “Het is niet fijn om aangesproken te worden op iets waarover geen heldere afspraken zijn”, zegt de managementconsultant. Hij merkt ook dat tijd om te reflecteren over dit soort zaken er vaak niet is. “Iedereen wil zo snel mogelijk problemen oplossen. Daardoor observeren we kort en gaan we op basis van onze eerste hypothese aan de slag. Die actiegerichtheid is de tweede valkuil”, zegt Frijters. “Maak daarom ook tijd om te reflecteren: wat doen wij waardoor die ander zich zo gedraagt?”

Achterhaal de groepsrelatie

Het wij-zij-denken is een andere veelvoorkomende valkuil. Het is volgens Frijters heel makkelijk om in verschillende teams te vervallen. Dan is de kans groot op roddelen, bondjes en op beschuldigingen aan andermans adres. Positieve attributie is nodig om dit wij-zij-denken te overbruggen en dat leidt ook aantoonbaar tot betere prestaties. “Zorg dus samen dat er positief en waarderend gepraat wordt over anderen, dat iedereen uitgaat van de goede intenties van de ander. En intervenieer als je merkt dat teamgenoten toch lelijk over andere partijen praten. Oftewel: accepteer geen bondjespraat bij de koffieautomaat, maar durf te geloven in de ander. Dan kun je bouwen aan de samenwerking.”

Bij APPM gebruikt Frijters een tool om groepsrelaties te doorgronden op basis van het vertoonde gedrag van de partijen. Hij vraagt de zaal in Ede ook hierover na te denken, omdat de bron van veel conflicten zit in de ongelijkwaardigheid van de relatie en communicatie. “Bij ongelijkwaardige communicatie praat je vanuit een verschillende positie tegen elkaar”, zegt Frijters.

“Als het mis gaat, gaat het mis aan het begin. Dat is een rode draad die ik iedere keer terugzie”, zegt Frijters. “Problemen die in projecten voorkomen, kunnen we dus voorkomen door een goede voorbereiding en afstemmen over het proces, hoe je samenwerkt bij problemen. Vaak nemen teams onvoldoende tijd om het proces vóór te denken, en om samen met de interne opdrachtgever en de projectdirectie de risico’s eerst door te nemen. Doe je dat wel? Dan heb je een stevige basis voor samenwerking.”

Condities, allianties en coalitievorming

In verschillende sessies werd het thema samenwerking vervolgens uitgediept. Zo vertelde Edwin Kaats van strategisch adviesbureau Common Eye tijdens zijn sessie welke condities voor samenwerking houvast bieden. “Wij kijken op een ambachtelijke wijze naar samenwerking en zien vijf domeinen waarop je interventies kunt doen: een gedeelde ambitie creëren, recht doen aan ieders belangen, een constructieve dialoog ontwikkelen, de samenwerking professioneel organiseren en het proces betekenisvol vormgeven.”
Maarten Königs van Holland Branding Group pleitte in zijn deelsessie voor het creëren van allianties: “Gemeenten zoeken een dominant houvast op algemeen belang. Het nieuwe speelveld is slimmer en brutaler, overheid verliest status, ze weten niet meer goed waar ze van zijn.” Allianties zorgen volgens hem voor nieuwe eenheden in dit complexe speelveld. “Mensen of organisaties alleen redden het niet, allianties zijn platforms voor het creëren van projecten.”
De TU Delft onderzocht welke typen aanpak en coalitievorming nodig zijn om transformatie te realiseren. Volgens Wouter Jan Verheul gaat het in essentie over een mix van instrumenten die zowel op harde als zachte wijze sturing geven aan de betrokken partijen. “Je moet zorgen voor vertrouwen. De exacte zekerheden zitten misschien in de reguleringen, maar het vertrouwen zit vooral in de verbindingsrol van de gemeente.” Overheden moeten volgens hem in de samenwerking lef tonen en verschillende instrumenten en bevoegdheden benutten en kiezen voor diversiteit door verschillende unieke allianties aan te gaan.

Omgaan met verschillen

Het zijn niet alleen nieuwe condities en vormen van samenwerking die gebiedstransformaties nieuw leven in kunnen blazen. Volgens Frank ten Have van Deloitte zit er nog volop waarde in publiek-private samenwerkingen. Bij een goede organisatie kunnen deze PPS leiden tot “snellere, inhoudelijk betere en goedkopere gebiedsontwikkeling”. Daarvoor moeten we bijvoorbeeld bewegen naar minder juridische samenwerkingsentiteiten en naar meer contractuele afspraken. Ook benadrukt Ten Have dat gebiedsontwikkeling bij uitstek een samenwerking is tussen experts vanuit verschillende vakgebieden. Hij raadt daarom aan te sturen op een expertteam in plaats van een team van experts. En dat is volgens hem mogelijk door aan te sturen op interactie en gevoel in plaats van op inhoud en procedure.
Tijdens haar deelsessies over de spanningsvelden in samenwerkingen pleit Martine de Jong van Twynstra Gudde en de Universiteit Utrecht ook voor het omarmen van verschillen: “Het gaat niet om het oplossen van spanningen, maar om ermee leren omgaan. Personen en organisaties die spanningen ervaren, erkennen en hanteren, blijken effectiever.” Als coauteur van het boek ‘Tweebenig samen werken’, trekt De Jong de vergelijking met de voetbalwereld. “Op het voetbalveld versterken linksbenige spelers en rechtsbenige spelers elkaar. Dit zou ook in de organisatiewereld zo moeten zijn. Tweebenigheid maakt creatiever, sneller en verruimt het speelveld. Precies die vaardigheden zijn onmisbaar voor professionals en organisaties die zich bezighouden met de complexe maatschappelijke opgaven, waarvoor publieke, maatschappelijke en private partijen de handen ineen moeten slaan.” De Jong stelt dat het spel niet meer te spelen is als je niet tweebenig bent. Als concrete tip geeft ze daarom mee: “Daag jezelf uit om jouw minder sterke been te gebruiken. Iedereen heeft paradoxale kwaliteiten of talenten. Het is zonde als kwaliteiten eenzijdig worden benut, want tweebenigheid maakt je een completer persoon.”