De Reiswijzer 2018: de x-factor vinden

In aanloop naar de Reiswijzer 2018 wordt duidelijk dat partnerselectie een steeds grotere rol gaat spelen bij selectieprocedures voor grote en complexe gebiedsontwikkelingen. Want dat kan een mogelijke oplossing zijn voor oplopende kosten. Zeker in projecten waar de risico’s hoog zijn en een goede afstemming nodig is tussen publieke en private belangen, kan partnerselectie een goed alternatief vormen voor traditionele selectieprocedures. Maar partnerselectie is niet eenvoudig; er wordt snel gefocust op de inhoud en het formuleren van harde criteria.

Tijdens de themasessie Tenderen op de programmadag Stedelijke Transformatie stelde Roger Kersten van Akro Consult drie vragen centraal:

1. Wanneer kies je voor partnerselectie?
2. Welke criteria gebruik je bij het selecteren van een toekomstige partner?
3. Hoe organiseer je de samenwerking met de gekozen partij?

Kiezen voor partnerselectie

De juiste partner selecteren begint met het vinden van de juiste selectievorm, passend bij de uitvraag. Soms is tenderen niet nodig en kan een unsolicited proposal of een één-op-één grondverkoop een goede uitkomst vormen. Tenderen kan echter wel wenselijk zijn doordat je hiermee mogelijk het beste uit de markt kunt halen en innovatieve en creatieve oplossingen kunt aanmoedigen. Daarnaast gebruiken gemeenten tenderen als middel om een keuze intern te legitimeren. Bij een selectieprocedure is het de vraag of het ook een partnerselectie moet zijn. Bij de keuze voor partnerselectie spelen de complexiteit en het risicoprofiel van de uitvraag een belangrijke rol. Erfgoed, verduurzaming en sanering kunnen bijvoorbeeld een uitvraag complex maken, net als een stapeling van ambities door gemeentes of een ingewikkeld proces van afstemming tussen publieke en private partijen.

Daarnaast zijn er zaken die het risicoprofiel van een opgave kunnen verhogen, zoals een lange doorlooptijd, een hoog afzetrisico en de hoeveelheid betrokken actoren (omgevingsparticipatie). Is een uitvraag zowel complex als in hoge mate risicovol? Dan is volgens Kersten partnerselectie een goede uitkomst. Bij een laag risicoprofiel en weinig complexiteit is de traditionele procedure met een selectie op basis van ingediende plannen prima. In uitvragen met een hoge complexiteit of een hoog risicoprofiel, kunnen gemeenten kiezen voor een tussenoplossing waarbij vooral wordt gefocust op het bespreken van de complexiteit of het inzichtelijk maken van het risicoprofiel met de dialoog.
Moet de opgave echt aanbesteed worden of voldoet een verkoopprocedure in concurrentie ook? Dit laatste kan vaker dan gedacht, zeker als in een vroeg stadium wordt bekeken of aanbestedingsplichtige werken onderdeel moeten zijn van de uitvraag. Voor aanbestedingsplichtige opdrachten worden de mogelijkheden van partnerselectie momenteel onderzocht en meegenomen in de nieuwe Reiswijzer.

Het stellen van selectiecriteria

Wat zoek je eigenlijk? Vaak gaat het gemeenten om vertrouwen; ze moeten zeker zijn dat er geen verborgen agenda is. Verder moeten potentiële partners bij voorkeur een lange adem hebben en creativiteit meebrengen. Concreet wordt gekeken naar vier aspecten die een rol kunnen spelen bij de selectie van een toekomstige partner:

1. De visie van de partij
   Wat is de visie op de opgave, maar bijvoorbeeld ook op de stadsontwikkeling? Wat zien marktpartijen voor zich voor het gebied en de ontwikkeling? Hoe zitten partijen in de wedstrijd en wat is voor hen belangrijk?
2. Het plan van aanpak
   Met een plan van aanpak krijg je beter inzicht in de stappen die de deelnemende partij wil zetten om het haalbaarheidsonderzoek in goede banen te leiden. Hoe zien de marktpartijen de projectorganisatie en wie moeten aan tafel zitten (bestuurders en projectleden)?
3. Commitment van de partner
   Commitment draait om het creëren van vertrouwen, continuïteit en transparantie. Partijen moeten voldoende mandaat hebben om keuzes te kunnen maken. Er moet bereidheid zijn tot (financiële) inzet, bijvoorbeeld in de vorm van het voldoen van een optie- of reserveringsvergoeding en/of in de vorm van het beschikbaar stellen van vaste projectmedewerkers voor een bepaalde tijd. Maar hoe toon je aan dat die bereidheid er is? Kersten legt hiervoor een link met sollicitatieprocedures; iedereen zal zijn beste beentje voorzetten, maar dit geeft geen garanties over het eindresultaat. Het borgen van commitment kan wel een opvoedende werking hebben en marktpartijen gaan zich wellicht meer gaan inleven in wat de publieke partij daadwerkelijk wil. Daarnaast moeten ook exitmogelijkheden ingebouwd zijn, mocht de samenwerking niet verlopen zoals beoogd.
4. Profiel van de partner
   Welk profiel moet de partner hebben? Wat zijn (meetbare) competenties? De zachte kant is ook belangrijk: het gaat vaak om de juiste klik. Wie heeft de x-factor? In een van de besproken casussen zijn partijen onder andere geselecteerd op ‘of zij goed konden luisteren’.

Het organiseren van samenwerking

Het opstellen van de juiste afspraken helpt een goede samenwerking organiseren. Het gaat daarbij om een mix aan zachte en harde criteria, gekoppeld aan competenties en commitment. Commitment kan bijvoorbeeld ondervangen worden met een optieovereenkomst. Daarnaast kan een goede samenwerking geborgd worden door een stevig proces. Denk hierbij aan het opstellen van gemeenschappelijke doelen en het onderschrijven van het gezamenlijke belang van samenwerken. Ook de organisatievorm en een goede planning kunnen zorgen voor commitment. Bijvoorbeeld door de intentiefase duidelijk af te bakenen, door afspraken te maken over doorontwikkeling op basis van het behalen van KPI’s en door mogelijkheden te bieden voor afspraken over toekomstige ontwikkelprocessen. Er moet daarbij ook vooral gedacht worden aan positieve prikkels die zorgen dat gemeentes zich actief blijven inzetten en marktpartijen gemotiveerd zijn het beste plan op tafel te krijgen.

Reflectie van de ochtend

De grootste vraag is uiteindelijk hoe de klik met een partij gevonden en verantwoord kan worden. En hoe behoud je deze klik in een duurzame samenwerking? Hoe kun je prikkels inbouwen om partijen te motiveren en stimuleren en daarnaast ook vertrouwen wekken binnen de eigen organisatie? Vertrouwen is te borgen met commitment in de vorm van optievergoedingen en faseringen. Het belang van de zachte criteria moet niet worden onderschat; zonder bestuurlijke continuïteit is het moeilijk om te blijven sturen op de lange termijn en het projectteam moet ten alle tijden de kennis borgen en op zakelijk gebied goed met elkaar kunnen samenwerken. Het is daarom zeer belangrijk om draagvlak te creëren en te behouden.

Tijdens de themasessie vergeleek Erwin Heurkens van TU Delft het Nederlandse systeem met het Angelsaksische systeem. Daar worden prikkels vaak ingebouwd door middel van een private rol in de exploitatie van het eindproduct. Dit is in Nederland nog vrij onbekend en dus moeilijker. Maar je kunt bijvoorbeeld de vraag stellen wie met wie in gesprek moet gaan. Zo kunnen private partijen in direct contact treden met inwoners in het gebied waar gebiedsontwikkeling gaat plaatsvinden. Maar het is ook van belang dat gemeentes zich actief afvragen in welke mate visievorming moet plaatsvinden voorafgaand aan de uitvraag. Is het wel nodig om in de beginfases van een uitvraag al te gaan tekenen en rekenen? Of moet je dit samen met de markt doen? Om de juiste tools te kunnen inzetten, is het belangrijk te weten wat er in de markt speelt. En daarbij zou een marktconsultatie vooraf hulp kunnen bieden.

Dit verslag is geschreven door Daniëlle Veenhof, TU Delft.