Hoe zorg je voor goede samenwerkingsafspraken?

Bij gebiedsontwikkelingen spelen lange samenwerkingsprocessen tussen markt en overheid. Hoe zorg je dat die samenwerking goed verloopt? Volgens Anne Marie Ferwerda van HabrakenRutten Advocaten en Ruben Vlaander, afdelingshoofd Vergunning Bouw & Milieu van de Omgevingsdienst Arnhem, maken heldere samenwerkingsafspraken aan het begin van het traject het proces inzichtelijk, navolgbaar en rechtszeker. Het sleutelwoord hierbij is transparantie.

Bij de transformatie van steden is vooral transparantie nodig in de samenwerking tussen marktpartijen, overheden en juristen. Dat benadrukken Ferweda en Vlaander beiden in hun sessie. Volgens de advocaat en afdelingshoofd is investeren in een goede samenwerking heel belangrijk omdat de spelers in een stedelijke transformatie voor langere tijd aan elkaar gebonden zijn en van elkaar afhankelijk zijn. Ferweda geeft daarbij vijf ingrediënten voor een goede samenwerking:

1. Begrijp de belangen en positie van iedere speler.
2. Stel vooraf vast wat de eisen en wensen zijn. Wees transparant.
3. Sluit een evenwichtige overeenkomst: met duidelijke afspraken en flexibele marges.
4. Maak zachte samenwerkingsafspraken en leg de rollen, taken en verantwoordelijkheden vast.
5. Zorg voor een goede en heldere communicatie.

De basis voor transparantie

De gemeente heeft de lead bij de samenwerking, stelt Ferwerda. Want daar start het proces: de gemeente bepaalt waarvoor een gebied gebruikt wordt en wat hiervoor nodig is, zoals sociale woningbouw of een speeltuin. Maar ook bijvoorbeeld wat de hoogte van de gebouwen moet zijn en het aantal parkeerplaatsen. Ook stelt de gemeente zachte eisen, zodat samenwerkingspartners weten wat niet-essentieel is, maar wel fijn om te hebben. Denk aan meer groen in de buurt. Er moet ook flexibiliteit zitten in de plannen, aangezien een project tien tot vijftien jaar in beslag neemt. In die periode kunnen de omstandigheden veranderen.
Heldere harde en zachte eisen, een goede locatieverkenning, duidelijke rolverdeling en flexibiliteit in de afspraken zijn volgens Ferwerda de basis voor een transparante samenwerking, waarin wederzijdse afhankelijkheid ontstaat en beide partijen weten wat ze moeten doen. Door aan het begin van het proces deze stappen te doorlopen, ontstaat er een betere samenwerking en worden projecten sneller gerealiseerd.

Gemeente wordt actiever

Volgens Ruben Vlaander van de Omgevingsdienst Arnhem wordt het ambtelijk apparaat steeds minder strikt. En dat heeft ook effect op de samenwerking. Die gaat een hele andere aanpak krijgen doordat de houding van gemeenten verandert. Gemeenten zitten nu vooral in de faciliterende rol: wat heeft een gebied nodig? Dat verandert in een meer actieve rol: wat willen wij met het gebied? De actievere aanpak zorgt dat projecten sneller gerealiseerd worden.

Voor de gemeente, maar ook andere samenwerkingspartners, betekent dit dat zij écht achter hun beslissingen moeten staan. Partners moeten vertrouwen krijgen, maar ook bewijzen dat ze dit vertrouwen verdienen, door zich te houden aan de gemaakte afspraken. Volgens Ferwerda ontstaat de beste samenwerking wanneer er sprake is van een actieve houding van de gemeente, waarbij ook de betrokken spelers maximaal de ruimte krijgen. Alle spelers moeten daarvoor op één lijn zitten over de visie; zowel gemeente als de samenwerkingspartners moeten dezelfde uitkomst willen.