Parallelle planontwikkeling woningbouw

Jaarlijks moeten er 100.000 woningen worden bijgebouwd. Dit aantal dreigen we niet te halen en dus klinkt de volgende vraag: hoe kunnen we de woningbouw versnellen? Fakton bedacht hiervoor een nieuwe manier van werken: parallelle planontwikkeling. Dit maakt het mogelijk om aan het begin van het proces te versnellen in plaats van tijdens het bouwproces. Op het jaarcongres Stedelijke Transformatie 2023 vertelden Peter van Bosse en Evelyn Rademaker van Fakton over deze aanpak.

Slimmer werken

In 2021 startte Fakton met een onderzoek naar het versnellen van woningbouw. Hieruit volgde een plan van aanpak om de processen binnen de woningbouw te versnellen. Evelyn Rademaker, partner bij Fakton Executives, geeft de volgende samenvatting: “Van harder werken, naar slimmer werken met woningbouwversnelling als resultaat.” Het onderzoek richtte zich op het hele proces, van de start van een initiatief tot en met de bouw. “In het planproces bleek de meeste winst te behalen”, vertelt Rademaker. Maar hoe kun je het planproces rigoureus indikken?

Rademaker heeft een geruststellende boodschap: “We doen eigenlijk alles al, maar we gaan het op een andere volgorde doen.” Door besluitvorming naar de voorkant te halen, zorg je ervoor dat je in een vroeg stadium alle stakeholders om tafel hebt. Belangrijk hierbij is dat iedereen informatie met elkaar deelt in een open-source planproces: alle betrokkenen hebben toegang tot dezelfde informatie en reageren actief op elkaars voorstellen. Omdat de besluitvorming gericht is op het beter maken van het project, ontstaat een flow waarin problemen sneller worden opgelost. “Dit alles leidt tot een efficiënter planproces”, aldus Rademaker.

Parallel plannen

Wat er precies parallel is in deze aanpak, legt Rademaker uit: “Het proces van planontwikkeling bestaat uit verschillende onderdelen die elkaar door de tijd heen opvolgen. Onze visie is dat meerdere onderdelen parallel naast elkaar kunnen worden uitgevoerd.” De ontwikkeltijd kan hiermee worden verkort van gemiddeld zes jaar, naar twee jaar. Daarnaast zijn er meer voordelen. Parallel plannen kan zorgen voor een aanzienlijke vermindering van het aantal mensuren dat nodig is. Zo’n 50 procent minder inzet bij gemeenten, 30 procent bij ontwikkelaars en tot 20 procent bij adviseurs. Daarnaast zijn door een korter proces de externe randvoorwaarden, zoals de marktsituatie, wetgeving en politieke kleur, minder volatiel. Rademaker: “Dit vergoot de slagingskans bij projecten aanzienlijk.”

“Om over te gaan op parallel plannen moeten we afstappen van de manier van doen die we nu hebben”, stelt Rademaker. “Men moet ervaren dat het anders kan en ervoor willen gaan.” Dit wordt binnenkort getest in de praktijk. Er zijn vijf prioritaire projecten aangewezen die worden gesteund door het ministerie van BZK. Deze projecten dienen als pilots om het parallel plannen te testen.

Prototype parallele planning

Fakton maakte verschillende modellen van het planproces. Bij de klassieke seriële planningen wordt alles achter elkaar gepland. Zo’n planning duurt gemiddeld zes jaar. Bij het prototype van de parallelle planning is zoveel mogelijk parallel gepland en zijn de randvoorwaarden geïnventariseerd. “Het prototype is gebaseerd op een situatie van een groot project, waarbij een marktpartij reeds grondeigenaar is”, licht Peter van Bosse toe. In het prototype worden meerdere dingen tegelijkertijd gestart en wordt de seriële planning dus ingedikt. Zo kunnen bijvoorbeeld de anterieure overeenkomst, het schetsontwerp en de participatie met de buurt allemaal in het eerste jaar plaatsvinden.

“Een planning van zes naar twee jaar verkorten kan door anders te denken en te werken”, stelt Van Bosse. Drie dynamieken liggen hieraan ten grondslag. Ten eerste is het continu uitwisselen van informatie en overleg in het planproces nodig. Ten tweede moeten de formele stappen van de besluitvormingsprocessen worden ingedikt door middel van standaardisatie en als ‘hamerstukken’ worden voorbereid. Ten derde moeten de betrokken partijen op een efficiënte en ongebruikelijke wijze werken. De tijdsdruk in het ontwikkelproces vormt de aanleiding om het radicaal anders te organiseren.

Stappenplan

“Om parallelle planning verder te ontwikkelen, moet de praktijk ermee aan de slag”, stellen Van Bosse en Rademaker. Daarom presenteren ze een stappenplan voor het realiseren van een parallelle planning.

• Stap 1: Project start up: inrichten versnellingskamer
  Dit is bij voorkeur een fysieke plek waar alle betrokkenen aanwezig zijn en toegewijd aan het project werken.
• Stap 2: Mandaat en besluit gemeenteraad
  De gemeenteraad ondersteunt een open planproces waarbij de gemeenteraad vooraf de kaders meegeeft. Het project wordt vervolgens binnen deze kaders met omwonenden en betrokkenen (o.a. woningzoekenden) uitgewerkt. De gemeenteraad toetst of het plan binnen de kaders valt en of er sprake is van een excellente participatie van stakeholders. Als dat zo is, conformeert de gemeenteraad zich aan het plan.
• Stap 3: Opstellen plan van aanpak en werkbegroting
  Gemeente, buurt en marktpartij stellen gezamenlijk een plan van aanpak op om te komen tot de voorgestelde samenwerking. Onderdeel van dit plan van aanpak is een A4’tje met uitgangspunten en een projectbegroting. Dit is een ‘go/no go’ moment. Indien een project toch niet geschikt blijkt om een versnelling van de planontwikkeling te realiseren, wordt het project ingeruild voor een ander project.
• Stap 4: Bouwen van een open source infrastructuur en besluitvorming
  De open source infrastructuur wordt ingericht. Iedereen heeft toegang tot alle data en data worden ogenblikkelijk met iedereen gedeeld. Belangrijk in een open-source infrastructuur is dat de data transparant en helder worden vormgegeven. Tekeningen moeten goed leesbaar zijn en wijzigingen duidelijk zichtbaar. Daarnaast moet in een open source omgeving de inzet en betaling van deelnemers worden geregeld. De budgettering/mandatering loopt via een onafhankelijke proces- of projectmanager. Deze persoon beschikt over macht, middelen en mensen om problemen effectief en efficiënt op te lossen.
• Stap 5: Dagelijkse of wekelijkse scrum bijeenkomsten en supervisie
  Gemeente en ontwikkelaar committeren zich aan de noodzakelijke hoge frequentie van overleggen die nodig is om de planning te halen. Zij stellen de voor het planproces benodigde capaciteit inclusief die van ontwerpers en adviseurs met prioriteit beschikbaar.
• Stap 6: Uitwisseling van ervaringen
  Een leermanager haalt leerpunten op en deelt dit met alle betrokken partijen. Een nieuwsbrief is een mogelijke vorm. Een andere optie is het organiseren van een symposium waarin betrokkenen live kennis kunnen delen.